Как составить бюджет конференции?

Как сформировать бюджет? Как составить смету? Как рассчитать регвзнос? Как привлечь дополнительные средства? Как соотнести приход-расход? Какие бывают схемы расчета регвзносов?

Регистрация на бесплатный вебинар «Бюджетирование конференции»: http://congressrussia.timepad.ru/event/59098/

С какой сложностью сталкиваются организаторы конференций на начальном этапе, еще когда есть только лишь понимание того, что конференция должна состояться?

Сложность эта - бюджет конференции. Ведь важно понять, сколько денег потребуется на проведение конференции. Исходя из этих цифр уже можно будет рассчитывать регистрационный взнос, планировать гранты, привлекать спонсоров. Тема формирования бюджета всегда актуальна для любой деятельности. Раскрыть такую тему в небольшой статье, разумеется, невозможно. Мы и не ставим сейчас такой задачи. Но всегда полезно поделиться некоторым опытом и идеями, которыми Вы сможете воспользоваться  в своей работе.

Первым шагом при продумывании бюджета является укрупненное понимание статей дохода и расхода конференции. Первое, что необходимо понять – на какие деньги будет проводиться конференция. Основных статей дохода может быть не так много:

• регистрационные взносы,
• спонсорские средства\гранты.
• регвзносы+спонсорские средства\гранты.

В рамках бюджета они могут сочетаться в самых различных соотношениях (в большинстве случаев можно подготовить и провести приконгрессную тематическую выставку и  использовать платное участие в выставке коммерческих компаний. К таким выставкам интерес проявляют компании, которые видят в ваших участниках конференции своих потенциальных клиентов. Поэтому оплачивают участие в выставке, на которой предоставляют свои продукты). Основных же статей расхода бывает намного больше: аренда залов, оборудование в этих залах, кофе-брейки, приветственный фуршет, прощальный гала-ужин, материалы участника (портфели, бейджи, блокноты, ручки и т.д.), транспорт, экскурсионные программы, оплата работы и питания персонала, оплата участия VIP спикеров, презентационная продукция (баннеры, стенды, указатели).

Второй шаг: формирование сметы расходов конференции.  Этот этап можно условно разделить на две части — составление предварительной сметы и подготовка и утверждение детальной сметы на проведение конференции. Для этого можно воспользоваться различными бесплатными калькуляторами, размещенными в интернете. Например, этим: калькулятор бюджета конференции http://monomax.ru/calc . С помощью таких сервисов Вы сможете представить себе общую сумму бюджета и увидеть как средства распределяются по основным блокам статей расходов.  Составление детальной сметы и расчет регистрационного взноса требуют более пристального внимания и будут рассматриваться на нашем бесплатном вебинаре 1.04.2013 (регистрация на вебинар здесь http://congressrussia.timepad.ru/event/59098/)

В заключение пара полезных советов:

На непредвиденные расходы нужно закладывать 15-25% от общей суммы, получившейся по Вашим предварительным подсчетам. Непредвиденные расходы нужно учитывать обязательно! Не надейтесь на свою память и стабильность условий, в которых мы живем и работаем.

При расчете регистрационного взноса не забудьте учесть банковский процент за переводы посредством банковских карт. Иначе может получиться дефицит бюджета.

Больше полезных советов на наших бесплатных регулярных вебинарах:
http://congressrussia.ru/vebinary_conference

 *на правах рекламы